W środę, 2 października 2019, w ABC EDU Polskiej Bibliotece odbyły się warsztaty inicjatywy „od A do Z” skupiające się na temacie PRODUKTYWNOŚCI I ORGANIZACJI CZASU. Dla tych wszystkich, którzy są zainteresowani tematem, ale nie mogli być na warsztatach, przedstawiam skróconą wersję zaprezentowanej metody. Opiera się ona na dwóch znanych książkach – pierwsza z nich to „7 nawyków skutecznego działania” Stephena Conveya, a druga to „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” Davida Allena.

 

W zeszłym tygodniu starałam się Cię zachęcić do stworzenia jak najpełniejszej listy „rzeczy do zrobienia”. Co powinno się na takiej liście znaleźć? Wszystko, co tylko Ci przychodzi do głowy:

– obowiązki, które robisz codziennie (zmywanie; sprzątanie; odwożenie dzieci do szkoły)
– ważne sprawy do załatwienia (umówić się do dentysty; sprawdzić poziom płynu do spryskiwaczy w aucie; zarejestrować się jako wolontariusz WOŚP; zapłacić rachunek za gaz)
– niezrealizowane plany i marzenia (przeczytać tę książkę; zacząć pisać swoje artykuły na temat X, które będą mogły być umieszczone na stronie MyCork; zaplanować urlop w Grecji na wakacje 2020)
– spotkania (skype z przyjaciółką z Polski; zebranie z rodzicami w szkole dziecka)
– zakupy do zrobienia
– rzeczy do zrobienia na komputerze (zrobić kopię zapasową danych; wyczyścić skrzynkę odbiorczą do 0; wyrejestrować się z list emailingowych, które już mnie nie interesują)

WSZYSTKO. CO. PRZYCHODZI. CI. DO. GŁOWY.

W zależności od tego, ile czasu poświęcisz takiemu zadaniu i jak szczegółowo sporządzisz swoją listę („domowe porządki” vs „kurze na szafce z kosmetykami, umyć lustro, zmienić gąbkę do mycia naczyń, wymienić szczoteczkę do zębów na nową”) takie listy mają średnio od 20 do 280 punktów. Są oczywiście i dłuższe, to wszystko kwestia indywidualna.

Pamiętaj też zrobić to zadanie w odpowiedniej tabelce, najlepiej ręcznie na kartce. Jeśli nie wiesz, o jaką tabelkę chodzi, szczegóły obu „zadań domowych” znajdziesz tutaj:

http://mycork.org/produktywnosc-i-organizacja-czasu/

 

Załóżmy, że postanowiłaś (postanowiłeś) zrobić to zadanie. Nie dość że „strata czasu” to jeszcze najprawdopodobniej czujesz się obezwładniona długością swojej listy. Ale to zadanie ma kilka naprawdę ważnych dla Twojej produktywności korzyści:

  1. Uwalniasz „pamięć operacyjną” swojego mózgu
  2. Zwiększasz swoją zdolność do samodyscypliny
  3. Zwiększasz swoją kreatywność
  4. Porządkujesz swoje życie
  5. Uspokajasz „efekt Zeigarnik”

(Jeśli nie wiesz, czym jest efekt Zeigarnik, poszukaj w Internecie. O ile może on działać motywująco, to przy zbyt dużej ilości zadań gromadzonych w głowie a nie w wyznaczonym do tego miejscu takim jak kalendarz, notes czy aplikacja – efekt Zeigarnik może pogarszać Twój stan zdrowia wpływając na ilość i jakość snu oraz codzienny poziom stresu).

Teraz postaram się jak najkrócej opisać co możesz zrobić, aby zapanować nad tym chaosem.

KROK 1 – PILNE

Pilność (na kiedy jest dane zadanie) jest naszym najczęściej stosowanym kryterium wykonywania zadań. Robimy to, co według nas MUSIMY zrobić dziś, ewentualnie co jest na jutro. Na Twojej liście mogą być zadania na już (umówić się do tego dentysty, bo ząb bardzo boli), na za miesiąc (zarejestrować się na WOŚP), albo na za pół roku (zaplanować urlop), albo wręcz bez terminu (przeczytać książkę, którą od dwóch lat masz na swojej półce). Proste, prawda? Skoro proste, każdej rzeczy ze swojej listy przypisz teraz w Kolumnie 3 liczbę od 1 do 10, gdzie 10 to sprawa arcypilna, a 1 to coś, czym nie musisz się stresować.

KROK 2 – WAŻNE

Ważność jest dla nas trudniejszą do określenia kategorią. Może dlatego, że cały czas myślisz, że PILNE oznacza WAŻNE. Ale tak nie jest.

Drugim zadaniem, o wykonanie którego poprosiłam tydzień temu, to Twoja HIERARCHIA WARTOŚCI. Jeśli ważny jest dla mnie mój synek, to przygotowanie/kupienie dla niego stroju na Halloween będzie miało 10 punktów. Ale już mieć dziś koniecznie pozmywane naczynia? No cóż, posprzątany perfekcyjnie dom nie jest wysoko w mojej hierarchii wartości, mogę dać naczyniom 2 punkty. Oczywiście jest to sprawa wysoce indywidualna, bo gdyby moje dziecko było alergikiem, to pewnie odkurzałabym 3 razy dziennie i odkurzanie dostałoby punktów 10.

Przydzielając punkty ważności, warto zapytać się samej siebie – dlaczego to robię? Czy to zmieni moje życie? Czy dzięki temu mam szansę być szczęśliwsza, dostać lepszą pracę, rozwinąć swoje pasje, być zdrowsza? Wszystko zgodnie z Twoją hierarchią wartości. Jeśli tak – daj tej rzeczy wysoką ilość punktów (na skali od 1 do 10).

KROK 3 – KATEGORYZACJA

Ostatnia kolumna naszej tabelki już jest dziecinnie prosta do wypełnienia.

– w pierwszej ćwiartce masz rzeczy pilne (6-10pkt) które są jednocześnie ważne (6-10pkt)
– w drugiej ćwiartce masz rzeczy ważne (6-10pkt) ale niekoniecznie pilne (1-5pkt)
– w trzeciej ćwiartce masz rzeczy pilne (6-10pkt) ale niekoniecznie ważne (1-5pkt)
– w czwartej ćwiartce masz rzeczy, które ani nie są pilne (1-5pkt) ani nie są ważne (1-5pkt)

KROK 4 – DECYZJA

Gdybym miała napisać to wszystko, co powiedziałam na warsztatach, ten arytkuł mógłby być równie dobrze rozdziałem książki. Ale najważniejszą treść mam nadzieję że udało mi się już przekazać – nie wszystko co masz na liście jest ważne, nie wszystko zmieni Twoje życie. Jeśli chcesz żyć „lepiej” (zgodnie z Twoją własną definicją – co tak naprawdę to „lepiej” oznacza), to skup się na ćwiartce 2. Tak, DWA.

Ćwiartka 1 to nasze pożary. To projekty, które wykonujemy na ostatnią chwilę, więc nawet jeśli były ważne, ale nie zajęliśmy się nimi odpowiednio wcześniej – raczej rzadko w kilka godzin wykonamy dobrej jakości pracę.

Ćwiartka 3 to z reguły nasze codzienne obowiązki. Poniżej podam kilka sztuczek, które mogą pomóc „uwolnić” Twój czas.

Ćwiartka 4 to rzeczy z listy które warto albo skreślić (nie przeczytałam tej książki i godzę się z myślą, że przynajmniej na razie jej nie przeczytam. Niech sobie stoi na półce, ja na razie mam ważniejsze sprawy na głowie), albo zachować na osobnej kartce, ale nie poświęcać im uwagi częściej niż raz na miesiąc.

Cwiartka 2 – TWÓJ PRIORYTET. To w drugiej ćwiartce masz swoje plany i marzenia. Jeśli chcesz znaleźć lepszą pracę, to najprawdopodobniej musisz zainwestować trochę czasu i energii w rzeczy takie jak polepszenie swoich kwalifikacji czy naukę języka, musisz zrobić rozpoznanie rynku (co jest dostępne i czego dana praca wymaga), musisz ulepszyć swoje CV i poświęcić czas na napisanie rewelacyjnego listu motywacyjnego (i to osobno dla każdej z ofert pracy, które Cię interesują). A to wymaga czasu.
Jeśli chcesz schudnąć, to musisz poświęcić czas na znalezienie własnej drogi ku temu, nauczenie się jak opracować swoją własną dietę, na wypróbowanie różnych form aktywności fizycznej by znaleźć te, które będą dla Ciebie przyjemnością. I tak dalej. A to wszystko wymaga czasu.

I jeśli tego czasu nie znajdziesz, to Twoje życie raczej samo z siebie się lepsze nie stanie. Pamiętaj o dwóch ważnych zasadach:

  1. TO ŻE JESTEŚ ZAJĘTA NIE OZNACZA, ŻE JESTEŚ PRODUKTYWNA
  2. JEŚLI MÓWISZ „TAK” JEDNEJ RZECZY ZE SWOJEJ LISTY, MÓWISZ „NIE” WSZYSTKIM INNYM ZADANIOM

 

Na koniec kilka podpowiedzi, jak uwolnić się od presji ćwiartki 3 – tej, w której pewnie wylądowało większość Twoich domowych obowiązków:

  1. Delegować:
    – Czy zawsze to Ty musisz robić zakupy?
    – Czy Twoje dziecko jest wystarczająco duże żeby dostać listę swoich obowiązków?
    – Czy możesz zamówić zakupy przez Internet i zostaną one dowiezione prosto pod Twoje drzwi (i wniesione do kuchni – moje są)?
  2. Konsolidować:
    – Czy możesz ugotować obiad „na dwa dni”?
    – Czy możesz zrobić zakupy rób raz w tygodniu a nie codziennie po pracy? (tutaj zawsze podkreślam jak wielką różnicę robi opracowanie tygodniowego jadłospisu dla całej rodziny)
    – Jeśli masz jakieś spotkania – czy możesz umówić je na ten sam dzień? Może i spędzisz go w biegu, ale oszczędzisz czasu na szykowanie się na każde z nich osobno.
  3. Rozdzielać na najprostsze czynności:
    Jeśli masz dwie godziny „wolnego”, nie poświęcaj tego czasu na rzeczy z listy 3. Pracuj 30 minut (a jeśli masz taką możliwość to 45) nad czymś z ćwiartki 1 lub 2, a potem zrób sobie 15 minut „przerwy”. Skorzystaj z toalety, łyknij wody z cytryną, a przy okazji zmyj talerz lub dwa. Potem kolejne 30-45 minut pracy nad czymś naprawdę WAŻNYM, i można na kolejnej przerwie umyć lustro w łazience.

Pamiętaj proszę, że nasze obowiązki domowe będą trwały tyle, na ile im pozwolisz. Ja osobiście wolę w trakcie tygodnia znaleźć „tu 5 minut, tam 10” na sprzątanie, niż poświęcać mój weekend na 4 godziny „szorowania chałupy”. Ważniejsze jest dla mnie pojechać na plażę z mężem i synkiem, spotkać się z przyjaciółką czy też po prostu poleżeć na kanapie z ciekawą książką w ręce dając sobie odpocząć po PRODUKTYWNYM tygodniu pracy. Ale zrobisz jak zechcesz – to Twoje życie.

Miłego weekendu!